Dokumentation on O'Town Makerspace — Community Workshop in Odense

Definitioner

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Følgende begreber anvendes gennem hele vedtægterne og øvrige styrende dokumenter for O’Town Makerspace.

Foreningen – henviser til O’Town Makerspace.
Bestyrelsen – henviser til foreningens bestyrelse.
Medlem – enhver person, der har underskrevet medlemsbetingelserne og er optaget i foreningen.
Faciliteter – alle fysiske lokaler, værktøjer og udstyr, der administreres af foreningen.
Bilag – yderligere dokumenter, der er refereret i vedtægterne, såsom medlemsbetingelserne, Makerspace Layout, ansvarsfraskrivelsen mv.

Vedtægter

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

1. Navn og status

Foreningens navn er O’Town Makerspace.
Foreningen er registreret som en dansk “Forening”.
Foreningens hjemsted er i Odense.

2. Formål

Foreningens formål er at fremme kreativitet, læring og praktiske færdigheder ved at give medlemmer og offentligheden adgang til værktøj, teknologi og samarbejdende miljøer.
Foreningen stiller et fælles makerspace til rådighed, hvor medlemmer kan samarbejde, forfølge kreative og tekniske projekter samt dele viden på tværs af et bredt spektrum af fagområder.
Foreningen afholder aktiviteter og workshops, der er uddannelsesmæssige og fremmer et produktivt og socialt miljø.

3. Medlemskab

Medlemskab er åbent for enhver person over 18 år, der støtter foreningens formål.
1. Bestyrelsen kan dispensere for en person under 18 år til at blive medlem. Bestyrelsen kan fastsætte begrænsninger og betingelser for medlemskabet, som den finder passende.
Bestyrelsen skal vedligeholde en aftale om medlemsbetingelser (“Terms of Membership”), der fastlægger kravene og privilegierne for medlemmer.
Medlemskabet er gyldigt fra det øjeblik, tilmeldingsprocessen på hjemmesiden er fuldført, og den første betaling er gennemført. Dette inkluderer accept af “Medlemsbetingelserne” og gennemførelse af betalingsmetoden.
1. Kontingent forfalder månedligt.
2. Opsigelse og ændring af medlemskabet kan ske til enhver tid, inden næste betaling. Ved opsigelse er medlemskabet gyldigt i én måned efter den seneste betaling.
3. Medlemskab gælder for abonnementsbetalingsperioden og ophæves automatisk, hvis et medlem er tre (3) måneder i restance.
4. Medlemskab kan opsiges, hvis et medlem ikke handler i overensstemmelse med medlemsbetingelserne.
5. Bestyrelsen kan håndhæve en øjeblikkelig udelukkelse fra lokalerne i tilfælde af særligt grove overtrædelser.
6. I tilfælde af disciplinære foranstaltninger skal bestyrelsen handle i overensstemmelse med det relevante afsnit af medlemsbetingelserne.
7. En ansøgning om medlemskab kan afvises, hvis ansøgeren har ubetalt gæld til foreningen, eller hvis ansøgeren er blevet ekskluderet.
Medlemmer hæfter ikke for foreningens gæld.
Medlemmer er økonomisk ansvarlige for skade eller ødelæggelse af udstyr eller aktiver som følge af forsømmelse eller misbrug.
Medlemmernes bidrag og samarbejde
1. Medlemmer opfordres til at bidrage til forbedring og vedligeholdelse af makerspacet inden for de rammer, som bestyrelsen fastsætter.
2. Rammerne for makerspacet skal dokumenteres i Makerspace Layout-dokumentet.
3. Bestyrelsen skal vedligeholde Makerspace Layout-dokumentet, der fastlægger makerspacets indretning og organisering, som medlemmerne er forpligtet til at følge.
4. Permanente ændringer af makerspacets indretning, installationer, værktøj eller infrastruktur må kun foretages med forudgående godkendelse fra bestyrelsen.
5. Bestyrelsen kan fastlægge retningslinjer for fælles projekter og forbedringer af lokalerne for at sikre konsistens, sikkerhed og tilgængelighed for alle medlemmer.
6. Medlemmer, der ønsker at foreslå ændringer af indretning eller modifikationer, skal indsende deres forslag til bestyrelsen, som vil behandle det på det næste bestyrelsesmøde eller hurtigst muligt herefter.

4. Generalforsamlinger

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Den ordinære generalforsamling afholdes årligt, mellem 10 og 14 måneder efter den foregående generalforsamling.
Indkaldelse skal ske mindst fire uger i forvejen med angivelse af dagsordenen for medlemmerne.
Ret til at deltage og stemme på generalforsamlingen kræver medlemskab af foreningen.
Tilmelding til foreningen skal være sket senest 7 dage før den ordinære generalforsamling.
Alle forslag, der skal behandles på generalforsamlingen, skal være modtaget af bestyrelsen senest 14 dage før generalforsamlingen.
Dagsorden for den ordinære generalforsamling:
1. Valg af dirigent, referent og to stemmetællere.
2. Bestyrelsesformanden fremlægger årsberetningen om foreningens aktiviteter.
3. Kassereren fremlægger årsberetningen om økonomien.
4. Godkendelse af budget.
5. Valg af formand.
6. Valg af kasserer.
7. Valg af et til tre bestyrelsesmedlemmer.
8. Valg af revisor.
9. Valg af nul til to suppleanter til de ordinære bestyrelsesmedlemmer.
10. Fremlæggelse af og afstemning om forslag.
11. Eventuelt.
Referatet skal offentliggøres senest en måned efter generalforsamlingen sammen med bestyrelsens vision for året.
Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal, undtagen ved ændringer af vedtægterne, hvor der kræves to tredjedeles flertal.
Afstemning sker ved håndsoprækning eller skriftlig anonym afstemning, hvis en eller flere deltagere ønsker det.
Medlemmer, der ikke kan deltage, kan overføre deres stemme via underskrevet fuldmagt til et andet medlem, som dog kun kan bære ét andet medlems stemme. Dokumentet skal forelægges ved generalforsamlingens start.

5. Ekstraordinære generalforsamlinger

En ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, hvis et flertal af bestyrelsen finder det nødvendigt.
Mindst en tredjedel af medlemmerne kan anmode om en ekstraordinær generalforsamling ved at indsende en skriftlig begrundet anmodning til bestyrelsesformanden.
1. Den anmodede generalforsamling skal afholdes senest fem uger efter, at anmodningen er modtaget af bestyrelsen.
Indkaldelsesfristen følger de samme regler som for den ordinære generalforsamling.

6. Bestyrelsen

Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen.
Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for en periode på et år.
Bestyrelsen skal lede foreningen i overensstemmelse med vedtægterne og generalforsamlingens beslutninger.
Bestyrelsen består af: formand, kasserer og et (1) til tre (3) ordinære bestyrelsesmedlemmer.
Referater fra bestyrelsesmøder skal offentliggøres senest fjorten dage efter mødet.
1. Alle bestyrelsesmøder er åbne for deltagelse af medlemmer, men de har ikke stemmeret.
2. Bestyrelsen kan lukke møder helt eller delvist, når der behandles følsomme emner.
3. Afstemning på bestyrelsesmøder afgøres ved simpelt flertal.
Beslutninger træffes ved et quorum med mindst tre (3) bestyrelsesmedlemmer til stede.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og kan oprette underudvalg.
Hvis et ordinært medlem fratræder, udpeger den resterende bestyrelse en af suppleanterne.
Bestyrelsen skal tildele bestyrelsesmedlemmer opgaver såsom PR, eventkoordinering og vedligeholdelse af aktiver.

7. Økonomi, budget og regnskab

Regnskabsåret løber fra 1. januar til 31. december.
Bestyrelsen er ansvarlig for budget og regnskab og er ansvarlig over for generalforsamlingen.
Regnskabet føres af kassereren.
Foreningen skal have en foreningskonto.
Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor.
1. Revisoren må ikke være bestyrelsesmedlem.

8. Tegningsret

Foreningen tegnes af formanden og to (2) andre bestyrelsesmedlemmer.
1. Ved optagelse af lån eller ved salg af ejendom, hvis værdi overstiger 9.000 kr., skal alle bestyrelsesmedlemmer underskrive.
Kassereren kan nedlægge veto mod økonomiske beslutninger, der vurderes uholdbare.

9. Ansvarsbegrænsning

Foreningen hæfter kun med sine aktiver; medlemmer og bestyrelse har ingen personlig hæftelse.

10. Aftaler

Udformning og ordlyd af forslag til vedtægtsændringer kan ændres af generalforsamlingen, så længe disse ændringer ikke væsentligt ændrer forslaget.
1. Vedtægtsændringer træder i kraft efter afslutningen af den generalforsamling, hvor de blev vedtaget.

11. Opløsning

Opløsning kræver to tredjedeles flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær.
Resterende aktiver overføres til velgørende foreninger i overensstemmelse med generalforsamlingens beslutning.

12. Officiel kommunikation

Private henvendelser mellem medlemmer og bestyrelsen foregår via e-mail.
Offentlig kommunikation finder sted på den sociale platform, som beskrevet i medlemsbetingelserne.
Al kommunikation om medlemsrettigheder eller konflikter skal ske via officielle kanaler.
Bestyrelsen skal besvare e-mails inden for 5–10 hverdage.
Bestyrelsen er ansvarlig for at opretholde et behageligt miljø på den sociale platform.

13. Bilag

Bestyrelsen skal informere medlemmerne om ændringer eller opdateringer af bilag via den officielle kommunikationskanal (e-mail) inden for rimelig tid efter ændringen.
Følgende bilag er refereret i vedtægterne:
1. Bilag 1: Medlemsbetingelser — Regulerer medlemmers rettigheder og forpligtelser som en del af makerspacet.
2. Bilag 2: Makerspace Layout — Beskrivelse af makerspacets indretning og brugsvejledning, som skal følges af bestyrelse og medlemmer.
3. Bilag 3: Ansvarsfraskrivelse — Dokument vedrørende medlemmernes sikkerhed på lokalerne.
4. Bilag 4: Cookie- og privatlivspolitik — Dokument vedrørende håndtering af private data af foreningen som led i den administrative drift.
5. Yderligere bilag — Eventuelle yderligere bilag godkendt af bestyrelsen eller generalforsamlingen.

Medlemsbetingelser

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

1. Omfang

Omfatter alle faciliteter, værksteder, lejede lokaler og garager drevet af foreningen.
Omtales samlet som “faciliteter” eller “facilitet”.
Underskriveren af disse betingelser omtales som “medlem” eller “medlemmer”.

2. Adgang og åbningstider

Medlemskab giver adgang til faciliteter, maskiner og værktøj i åbningstiden.
Visse maskiner/værktøjer kræver en licens for at kunne betjenes selvstændigt eller under vejledning.
Se punkt “15. LICENS” for yderligere information.
Åbningstiderne er dynamiske og kan ændre sig ugentligt, da de drives af medlemmer.

3. Oppetid

Høj brug kan lægge pres på maskiner og værktøj og medføre ventetid.
Maskiner/værktøj kan være “ude af drift” indtil de er repareret eller udskiftet.
Medlemmer skal informere medarbejdere, frivillige eller repræsentanter om nedbrud, så andre kan informeres.

4. Medlemmers rettigheder

Ret til at stemme ved det årlige valg til bestyrelsen (én stemme hver).
Ret til at stille op til valg ved det årlige bestyrelsesvalg.
Ret til at deltage i alle åbne møder afholdt af foreningen.
Ret til at appellere en udelukkelse ved at sende en ansøgning til bestyrelsen (mindst 60 dage skal gå mellem hver ansøgning).

5. Skader

Medlemmer skal informere repræsentanter hvis de beskadiger en maskine, så det kan håndteres hurtigt.
Ukorrekt eller uansvarlig brug af maskiner/værktøj/faciliteter vil blive faktureret til medlemmet.
Medlemmer skal også underskrive og acceptere den supplerende “ansvarsfraskrivelse”.

6. Lukkedage

Faciliteterne kan være lukket på grund af reservationer, rengøring, kurser, vedligeholdelse, workshops osv.
Faciliteterne kan også være lukket på grund af ferie og helligdage.

7. Opbevaring

Medlemmer kan opbevare ejendele i den dedikerede opbevaringskasse, som er tildelt dem individuelt.
Medlemmer kan midlertidigt opbevare ejendele på værkstedet, forudsat at de har forudgående godkendelse fra bestyrelsen for at sikre, at opbevaringen ikke forhindrer andre medlemmers brug af faciliteterne.
Opbevarede ejendele uden aftale vil blive fjernet efter 7 dage for medlemmets regning.

8. Forsikring

Medlemmer opfordres kraftigt til at have forsikring.
Foreningen dækker IKKE skader eller tabt/beskadiget ejendom tilhørende medlemmer.
Anbefalede forsikringer: Indboforsikring og ulykkesforsikring eller tilsvarende.
Medlemmer bør konsultere deres forsikringsselskab hvis de er i tvivl.

9. Oprydning

Medlemmer skal rydde op efter sig selv.
Faciliteterne skal efterlades i mindst samme stand som da medlemmet begyndte at bruge dem.
Ansvar inkluderer fejning af gulve, aftørring af borde, retur af køkkenredskaber, værktøj og maskiner til deres oprindelige plads.
Medlemmer opfordres til at rydde op efter hinanden hvis noget er blevet overset.

10. Affald

Faciliteternes materialer skal bortskaffes i den passende beholder.
Medlemmer der medbringer egne materialer er ansvarlige for bortskaffelse for egen regning.

11. Brug af maskiner og værktøj

Medlemmer må ikke betjene maskiner/værktøj som de er ufortrolige med eller utrygge ved.
Nogle maskiner kræver en licens for at kunne betjenes selvstændigt eller under vejledning.
Faciliteterne er fællesarealer; medlemmer opfordres til at give hinanden plads og prioritet hvis nogen har travlt.

12. Sikkerhed

Medlemmer skal underskrive ansvarsfraskrivelsen og følge dens betingelser.
Medlemmer skal følge ALLE sikkerhedsregler og -bestemmelser.
Personlige værnemidler skal anvendes til enhver tid.
Medlemmer er ansvarlige for at forhindre personskade på andre.

13. Gæster

Medlemmer må medbringe gæster som selskab, ikke arbejdskraft.
Medlemmer er ansvarlige og hæfter for deres gæster.
Foreningens betingelser gælder også for gæster.

14. Konfliktløsning

I tilfælde af en tvist mellem medlemmer skal en formel klage indgives til bestyrelsen via officiel kommunikation.
1. Bestyrelsen skal organisere en konflikthøring inden for 14 arbejdsdage for at finde en løsning.
2. Det anklagede medlem kan afgive et skriftligt svar på klagen forud for høringen.
3. Hvis de involverede medlemmer når en løsning før høringen, frafaldes sagen.
Foreningen anvender et 3-strikes-advarselssystem til at løse konflikter.
1. Strike ét = mundtlig og skriftlig advarsel.
2. Strike to = kortvarig udelukkelse, ikke længere end tre (3) uger.
3. Strike tre = ophævelse af medlemskab.
I alvorlige tilfælde forbeholder foreningen sig retten til at udstede en øjeblikkelig ophævelse af medlemskab.
1. Ved udelukkelse skal medlemmet fjerne alle ejendele fra faciliteten hurtigst muligt.
Én strike frafaldes for et medlem efter en periode på 18 måneder uden yderligere overtrædelser.

15. Licens

Visse maskiner/værktøj kræver en licens for at kunne betjenes.
Foreningen afholder muligheder for at erhverve licenser.
Der findes to niveauer af licensering:
1. Niveau 1: brug under vejledning af et medlem med Niveau 2-licens.
2. Niveau 2: selvstændig brug og mulighed for at vejlede medlemmer med Niveau 1-licens.

16. Privatlivspolitik

Foreningens privatlivspolitik findes i bilaget “Cookie- og privatlivspolitik”.

Ansvarsfritagelse

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Ved at underskrive denne ansvarsfritagelse anerkender og accepterer du følgende vilkår vedrørende din brug af faciliteter og værktøj, der drives af “O'Town Makerspace”.

1. Alder og myndighed

Ved at underskrive denne ansvarsfritagelse erklærer jeg, at jeg er fyldt 18 år og myndig, og at min brug af faciliteter og værktøj m.v., der tilhører “O'Town Makerspace”, sker helt på eget ansvar.

2. Fysisk tilstand

Jeg er informeret om og accepterer, at brugen af værktøj og faciliteter kræver høj koncentration, fysisk styrke og god opførsel. Jeg erklærer derfor, at jeg er i god fysisk tilstand, og at jeg ikke er påvirket af alkohol, narkotika eller medicin, der kan påvirke min evne til at bruge faciliteterne og værktøjet. Jeg er informeret om, at brugen af faciliteter og værktøj kan udgøre en risiko eller være farlig for personer med hjerteproblemer, forhøjet blodtryk, gravide og personer med ryg-/rygradsskader. Disse er i højrisikogruppen og har derfor ikke tilladelse til at bruge faciliteterne og værktøjet hos “O'Town Makerspace”.

Cookie- og privatlivspolitik

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

1. Cookiepolitik

Der anvendes cookies på denne hjemmeside. En cookie er en lille fil, der gemmes i din browser og bruges til at genkende din computer eller dit operativsystem, når du besøger vores side. Cookies:

Kan ikke se, hvem du er, eller få adgang til andre personlige oplysninger.
Kan ikke sprede malware, virus eller andre skadelige effekter.
Giver anonyme data til hjemmesiden, og ingen data deles med tredjeparter.

1.1 Hvordan cookies bruges på siden

Cookies sporer statistik om klikrater og antallet af brugere.
Sessionscookies husker dine loginoplysninger og er essentielle for brug af siden.
Uden sessionscookies skal du genindtaste loginoplysninger og kan ikke administrere jobtilbud som organisation.
Sessionscookies forbliver aktive, mens din browser er åben, og slettes, når den lukkes.

1.2 Trafikmåling (Google Analytics)

Cookies fra Google Analytics bruges til at måle trafik på siden.
For at fravælge Google Analytics, brug http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

1.3 Opbevaring og sletning af cookies

Cookies gemmes i din browser og sletter sig selv efter nogle måneder.
Cookies fornyes ved hvert besøg på siden.
Du kan fjerne cookies ved hjælp af http://minecookies.org/cookiehandtering/.
For at undgå eller blokere cookies, brug http://minecookies.org/cookiehandtering/.

2. Privatlivspolitik

2.1 Brug af personlige oplysninger

Personlige oplysninger deles aldrig med tredjeparter uden dit udtrykke samtykke.
Vi indsamler kun personlige oplysninger, du giver under registrering.
Oplysninger bruges til at implementere betingelserne og forbedre tjenester, teknologi og produkter gennem analyse.

2.2 Generel brug af data

Vi indsamler nødvendige oplysninger for at muliggøre kontakt mellem organisationen, medlemmer og frivillige.
Data bruges til brugerundersøgelser, kundesupport og opfyldelse af aftaler.
Opbevarede data for medlemmer og frivillige omfatter:
- Navn
- Kontaktoplysninger
- Licenser til værktøj eller maskiner i foreningen

Ret til indsigt: Du kan få adgang til de oplysninger, vi har om dig.
Ret til rettelse: Du kan rette forkerte oplysninger.
Ret til sletning: Du kan få dine personlige oplysninger slettet.
Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandlingen eller begrænse brugen af dine personlige oplysninger.
Ret til dataportabilitet: Du kan eksportere dine data i et almindeligt brugt format.
Ret til at tilbagetrække samtykke: Du kan tilbagetrække samtykke til enhver tid (gældende fra tilbagetrækningstidspunktet).
Ret til at klage: Du kan indgive en klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).

2.4 Beskyttelse af følsomme personoplysninger i opslag

Brugere må ikke offentliggøre personligt identificerbare eller følsomme oplysninger.
Følsomme data omfatter:
- Race og etnisk oprindelse
- Politisk overbevisning
- Religiøs eller filosofisk overbevisning
- Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
- Genetiske eller biometriske data
- Helbredsoplysninger
- Seksuelle forhold eller orientering
Eventuelle fundne følsomme oplysninger vil blive slettet, og brugeren vil blive underrettet.

2.5 Sikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger

Personlige oplysninger opbevares sikkert i henhold til persondataloven.
Data opbevares på computere med begrænset adgang i sikrede faciliteter.
Overførsel af data via internettet indebærer risici; brugere videregiver personlige oplysninger efter eget skøn.

Dokumentation on O'Town Makerspace — Community Workshop in Odense

Definitioner

Vedtægter

1. Navn og status

2. Formål

3. Medlemskab

4. Generalforsamlinger

5. Ekstraordinære generalforsamlinger

6. Bestyrelsen

7. Økonomi, budget og regnskab

8. Tegningsret

9. Ansvarsbegrænsning

10. Aftaler

11. Opløsning

12. Officiel kommunikation

13. Bilag

Medlemsbetingelser

1. Omfang

2. Adgang og åbningstider

3. Oppetid

4. Medlemmers rettigheder

5. Skader

6. Lukkedage

7. Opbevaring

8. Forsikring

9. Oprydning

10. Affald

11. Brug af maskiner og værktøj

12. Sikkerhed

13. Gæster

14. Konfliktløsning

15. Licens

16. Privatlivspolitik

Ansvarsfritagelse

1. Alder og myndighed

2. Fysisk tilstand

Cookie- og privatlivspolitik

1. Cookiepolitik

1.1 Hvordan cookies bruges på siden

1.2 Trafikmåling (Google Analytics)

1.3 Opbevaring og sletning af cookies

2. Privatlivspolitik

2.1 Brug af personlige oplysninger

2.2 Generel brug af data

2.3 Dine rettigheder (under GDPR / persondataforordningen)

2.4 Beskyttelse af følsomme personoplysninger i opslag

2.5 Sikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger